Donnez de la voix à vos écrits professionnels !
Les écrits professionnels se sont multipliés au cours des dernières années. Rédiger efficacement des écrits suppose de pouvoir saisir rapidement son texte et d’être capable de corriger les coquilles et les erreurs de français. Chez ORTHOgagne, nous souhaitons apporter notre aide à tous les salariés ou indépendants pour améliorer leurs écrits sur le plan de l’orthographe. Nous avons également découvert que la dictée vocale est un excellent outil pour faciliter la rédaction de vos messages et vos documents. Passer de la voix au texte n’a jamais été aussi simple grâce aux logiciels de reconnaissance vocale.
Découvrez avec notre partenaire DICMA comment améliorer vos écrits grâce à la transcription numérique.
Les avantages de la dictée vocale pour les écrits professionnels
Les logiciels de dictée vocale sont une aide précieuse pour toutes les personnes qui sont amenées à rédiger quotidiennement dans leur vie professionnelle.
Gagner en efficacité
Le principal avantage de la dictée vocale est la rapidité de rédaction par rapport à la frappe au clavier. En effet, la vitesse moyenne de frappe est de 40 mots par minute. Une personne formée à la dactylographie peut saisir jusqu’à 90 mots par minute. En utilisant la reconnaissance vocale, vous pouvez rédiger 180 mots à la minute ! Vous êtes donc quatre fois plus rapide pour écrire vos mails, vos comptes-rendus ou vos notes.
Ceci permet à tous les professionnels comme les avocats, les médecins, les managers qui passent beaucoup de temps à communiquer par écrit de pouvoir se concentrer sur leur cœur de métier.
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Réduire sa fatigue et sa charge mentale
Grâce à la rapidité de rédaction en dictée vocale, la fatigue et la charge mentale sont diminuées. Vous portez toute votre attention au choix des mots et à la tournure des phrases et non à la frappe des caractères et des signes de ponctuation.
Il n’est pas évident de se rendre compte de ce bénéfice avant d’avoir testé les solutions de reconnaissance vocale. En essayant cette nouvelle manière de rédiger, vous réaliserez rapidement le confort que procurent les applications de dictée.
Prévenir les troubles musculo-squelettiques
Les troubles musculo-squelettiques (TMS) touchent de plus en plus de salariés dans tous les secteurs. Ces troubles ont des conséquences négatives pour les entreprises : arrêts maladies, désorganisation des équipes, perte de productivité, etc. Les enjeux sociaux et économiques sont cruciaux.
La frappe sur clavier sollicite énormément les articulations des doigts, de la main et du poignet. La dictée vocale permet de prévenir ces troubles et d’améliorer la qualité de vie au travail pour les salariés qui souffrent de TMS.
Améliorer l’inclusion
La reconnaissance de la parole est un formidable assistant pour favoriser l’inclusion des personnes touchées par un handicap moteur ou des troubles dys.
La digitalisation des entreprises a augmenté la quantité d’écrits (mails, comptes-rendus, réseaux sociaux, documentation technique…). Nous écrivons pour travailler, communiquer, pour convaincre ou pour garder une trace de notre activité. Cette multiplication des écrits met à mal les salariés qui sont concernés par les troubles “dys” comme la dyslexie, la dysorthographie ou la dysgraphie.
⏩Comment parler de la dyslexie au travail ? Notre article vous aidera à aborder ce trouble avec vos équipes.
Comment fonctionne la saisie vocale ?
Les fonctionnalités d’un logiciel de dictée
La saisie vocale est basée sur la reconnaissance de la parole. Les vibrations du son sont converties en signaux numériques. La composante linguistique du logiciel transcrit les signaux en mots en fonction de la langue sélectionnée.
Grâce aux techniques de deep learning, les applications sont capables de prévoir quels mots seront utilisés en fonction du contexte ou de réaliser les accords non sonores (comme la terminaison “-ent” à la fin des verbes).
Le logiciel reconnaît aussi des commandes de saisie vocale pour :
- insérer la ponctuation ;
- sauter des lignes ;
- choisir la mise en forme (police d’écriture, etc.) ;
- supprimer du texte…
Il est possible de personnaliser un logiciel pour ajouter des noms propres, des acronymes ou du vocabulaire ou des expressions spécifiques à votre domaine d’activité. Par exemple, vous pouvez programmer votre outil de reconnaissance vocale pour qu’il écrive ORTHOgagne avec les cinq premières lettres en majuscules.
Quel matériel pour la dictée vocale ?
Un micro-casque classique suffit pour dicter du texte en temps réel.
Cependant, il existe des outils spécialement conçus pour faciliter la transcription automatique. Un microphone portable avec des boutons de commande paramétrables permet de se passer d’une souris et des raccourcis clavier pour :
- activer ou suspendre la dictée ;
- ouvrir un répertoire ou une page web ;
- utiliser des commandes de mise en forme ;
- insérer des blocs de texte préenregistrés.
Si vous travaillez dans un environnement sonore ou un open space, il existe aussi des micros “silence” qui étouffent votre voix et éliminent les bruits parasites. Vous pouvez ainsi dicter du texte ou communiquer lors d’une visioconférence de manière privée, sans être entendu de votre entourage.
Pourquoi utiliser un logiciel payant plutôt qu’un logiciel de saisie vocale gratuit ?
Un logiciel personnalisable
Les professionnels du droit et de la santé utilisent un vocabulaire et des tournures de phrases spécifiques. Les logiciels de dictée vocale disposent de différentes fonctionnalités pour personnaliser l’application.
Vous avez la possibilité d’ :
- avoir accès à un dictionnaire avec les termes techniques (y compris les noms de médicaments, pour les médecins ou vétérinaires) mis à jour régulièrement ;
- enregistrer des tournures de phrases fréquentes (comme les formules de politesse) ou des blocs de texte (comme les articles de lois).
Une utilisation dans les outils métier
Si vous souhaitez dicter du texte dans les logiciels en ligne ou spécifiques à votre activité, vous avez besoin d’un véritable clavier vocal. Le texte sera reconnu automatiquement à l’endroit où se place le curseur. Les logiciels spécialisés, comme Dragon Professional ou Philips SpeechLive Pro, le permettent. Ils sont aussi capables de fonctionner sur plusieurs appareils (ordinateur, téléphone ou tablette).
Les applications de dictée numérique gratuites, comme Dictation ou Google Docs voice typing, ne sont pas compatibles avec vos applications métiers. La qualité de la reconnaissance vocale est parfois insuffisante. Elles peuvent néanmoins convenir à des étudiants qui rédigent un devoir ou un mémoire. Mais elles sont inadaptées à une utilisation professionnelle.
La protection des données assurée
La confidentialité et la protection des informations sont un enjeu crucial pour les professionnels de santé et les entreprises. Les solutions de dictée vocale, sélectionnées par DICMA, vous garantissent la protection de vos données. Les textes dictés sur les applications sont cryptés et transitent par des serveurs compatibles avec le RGPD.
Lorsque vous utilisez un logiciel gratuit, vos propos sont enregistrés sans garantie de protection.
Dictée vocale versus écriture au clavier : quelle différence dans le texte ?
Au niveau des mots et des phrases
Un mot bien prononcé sera bien retranscrit. Les applications de saisie vocale sont même capables de reconnaître une expression ou un mot parlé même avec des accents régionaux.
Grâce à l’intelligence artificielle, le logiciel utilise le contexte pour choisir l’homophone qui convient. Ainsi, un pédiatre ne réalisera pas le suivi médical des nouveaux nez, mais des nouveau-nés !
De plus, vos textes sont plus accessibles, car plus clairs. En effet, quand nous rédigeons (au clavier ou à la main) nous avons tendance à construire des phrases longues et complexes. Lorsque vous dictez un texte, vous vous rendez rapidement compte que vos phrases sont plus courtes et donc plus agréables à lire. Votre communication gagne en limpidité.
Et l’orthographe ?
Les fautes d’orthographe décrédibilisent vos écrits et vos compétences. Il est essentiel que les textes rédigés avec une application de dictée soient irréprochables.
Du point de vue de l’orthographe, la dictée vocale permet d’éviter les fautes de frappe et les erreurs d’orthographe lexicale (les doubles consonnes, par exemple). Ce n’est pas un outil magique pour l’orthographe grammaticale. Vous devrez effectuer une relecture attentive et vérifier les accords entre sujet et verbe (en particulier en cas de vouvoiement) ou avec les participes passés.
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DICMA et ORTHOgagne sont donc des solutions complémentaires pour tous les professionnels qui rédigent fréquemment et qui souhaitent être plus efficaces dans leur communication écrite. La dictée vocale permet de produire rapidement des textes en réduisant la charge mentale et les troubles articulaires. Des compétences solides en orthographe sont précieuses pour traquer les erreurs non détectées par un correcteur. Grâce à nos deux expertises, améliorez vos écrits dans toutes vos activités professionnelles. Contactez-nous de vive voix ou avec votre clavier et laissez-nous vous aider à optimiser votre temps de travail.