Réussir sa Certification Qualiopi : mode d’emploi
Réussir la Certification Qualiopi est un défi pour les organismes de formation. L’enjeu est de taille puisque les financements publics seront réservés aux organismes qui valideront les 7 critères qualité décrits dans le référentiel Qualiopi. Avant d’entamer une démarche de Certification Qualiopi, il est important de comprendre le sens de chaque indicateur. Nous vous donnerons également 5 conseils qui ont permis à ORTHOgagne de décrocher ce sésame.
Réussir sa Certification Qualiopi : mission accomplie !
Nous sommes fiers de la reconnaissance de la qualité de nos processus et de nos prestations. Nous pensons que la mise en place d’une démarche qualité au sein des organismes de formation est importante pour nos clients, comme pour nous. Revenons sur la mise en place de cette démarche pour vous aider à vous lancer si vous souhaitez, à votre tour, réussir la Certification Qualiopi.
Nous ne sommes pas des professionnels de Qualiopi, il s’agit simplement de faire part de notre retour d’expérience. Cet article vise à expliquer à nos clients comment nous répondons aux exigences de la Certification. Il nous permet de communiquer sur notre travail de fond depuis la création d’ORTHOgagne en 2013 qui vise à fournir des prestations de qualité. Et nous encourageons et répondons à toutes les questions que peuvent se poser d’autres organismes de formation qui souhaitent se lancer dans la démarche.
Chaque organisme est différent, l’idée n’est pas de copier un fonctionnement existant, mais de mettre en valeur votre propre organisation. Ainsi, pour réussir la Certification Qualiopi, si on le voit comme un jeu, pour gagner il s’agit d’identifier les pistes d’amélioration et de les mettre en œuvre. À vos marques, prêts ? Partez !
Certification Qualiopi : bien comprendre les 7 critères
Avant de se lancer dans la démarche d’audit Qualiopi, nous avons pris le temps de bien comprendre les critères qualité. Pour nous aider, nous avons lu plusieurs fois le guide du référentiel Qualité. Ensuite nous nous sommes aidés du schéma ci-contre pour comprendre le lien qui réunit tous les critères. Puis, nous avons recensé les documents que nous avions déjà pour répondre aux différents indicateurs. Enfin, nous avons listé les points sur lesquels nous ne répondions pas précisément au référentiel Qualiopi. La première étape pour réussir sa Certification Qualiopi est de bien comprendre les 7 critères.
Les critères de la Certification Qualiopi en détail
Critère 1 : informer sa cible
ORTHOgagne a choisi de communiquer auprès de sa cible par l’intermédiaire de son site internet. Bien sûr, nous sommes disponibles par téléphone et par mail pour répondre à vos questions. Mais toutes les informations se trouvent sur notre site internet. Nous essayons de communiquer sur notre offre le plus précisément possible. Le référentiel de la certification Qualiopi a pointé quelques informations qui manquaient et que nous avons complétées.
Preuve apportée : le site internet
Critère 2 : concevoir une formation
Avant toute chose, un organisme de formation conçoit une offre pour répondre au besoin d’un public cible. Le critère 2 recommande de décrire l’offre proposée. Par exemple, ORTHOgagne décrit son offre type « améliorer son orthographe » au format présentiel d’une durée de 21 heures. Le programme correspondant à cette offre est disponible sur le site internet. Bien sûr, nos clients ont des objectifs et des publics sensiblement différents. Nous adaptons alors notre programme et sa durée en fonction du public à former et des objectifs du client.
Preuve apportée : la proposition détaillée
Critère 3 : mettre en œuvre la formation
Il s’agit de décrire comment se déroule l’action de formation et la manière dont les stagiaires sont accompagnés tout au long de la prestation. Le client doit être informé du fonctionnement de l’organisme de formation dès les premiers échanges. Il saura s’il s’adresse à un organisme de formation structuré et sérieux.
Preuve apportée : le livret stagiaire
Critère 4 : moyens mis en œuvre
Chaque organisme de formation a sa méthode et ses outils. Il n’existe pas qu’une seule manière de travailler. Le critère 4 porte sur la description des moyens mis en œuvre pour former un public. Il s’agit de décrire les méthodes et des outils utilisés par les formateurs pour transmettre. La description des outils mis à la disposition des stagiaires pour progresser peut également valoriser la prestation.
Preuve apportée : le livret du formateur
Critère 5 : maîtriser les compétences
Tous les stagiaires le diront, l’important c’est le formateur qui est en face de vous. S’il arrive à vous embarquer, s’il maîtrise son sujet et sa capacité à transmettre l’objectif pédagogique sera atteint. Le critère 5 vise à vérifier que les formateurs sont compétents. Rien de mieux que d’avoir de l’expérience, les connaissances techniques et un excellent relationnel ! Nos formateurs sont motivés et fidèles nous travaillons ensemble depuis 2015 pour certains mais nous agrandissons régulièrement l’équipe… Pour ceux que cela intéresse, nous recrutons des formateurs qui ont de l’expérience et un score supérieur à 900/1000 au Certificat Voltaire.
Preuve apportée : le processus de recrutement des formateurs
Critère 6 : maintenir ses compétences
La formation est un domaine en plein développement qui doit continuellement s’adapter sur les plans pédagogiques, techniques et administratifs. Le meilleur moyen de maintenir ses compétences à jour est de s’inscrire à des formations et webinaires. Ceux-ci permettent de prendre un peu de recul sur sa pratique et sur son organisation. Ils apportent des astuces pratiques pour améliorer le contenu ou l’organisation des formations. Bien souvent, les échanges avec d’autres participants enrichissent et illustrent l’intérêt de l’évolution.
Preuve apportée : le tableau des formations et webinaires suivis par les formateurs
Critère 7 : mettre en place une veille continue
La veille est incontournable pour suivre l’évolution constante du marché, des innovations et de la réglementation. L’organisation des actions de veille permet de mettre en place un plan d’action et la planification associée. La veille concerne aussi le suivi de la satisfaction des stagiaires, clients, partenaires et fournisseurs. Analyser les indicateurs de suivi de l’activité permet d’améliorer ses prestations et s’inscrit dans la démarche de qualité.
Preuve apportée : le tableau de suivi des actions liées à la veille
5 conseils pour réussir sa Certification Qualiopi
Voici 5 conseils pour vous lancer dans cette démarche qualité et réussir votre Certification Qualiopi.
1. Choisir un partenaire qui vise la même Certification
Nous avons travaillé avec notre partenaire Smyle Conseil qui est un cabinet pluridisciplinaire spécialisé dans l’accompagnement des TPE/PME sur différents domaines : juridique, gestion RH, finance, management et communication. Ensemble, nous avons lu le guide, listé les pièces que nous avions et identifié celles qu’il fallait améliorer. Les échanges sont constructifs et permettent de s’assurer qu’on comprend correctement les attentes en matière de qualité. Nous avons su interroger notre réseau pour lever les quelques doutes que nous avions soulevés.
2. Se faire pré auditer
Nous avons choisi de faire l’objet d’un pré audit d’un cabinet indépendant Cap G’SPR. Pourquoi indépendant ? Parce que nous voulons que notre démarche qualité soit la plus objective possible. Nous voulions être préparés pour l’audit et nous voulions mettre toutes les chances de notre côté pour réussir notre audit de Certification Qualiopi du premier coup. Notre objectif : aucune non-conformité. Le cabinet indépendant a donné des pistes d’amélioration et des conseils d’ajustement très concrets qui nous ont permis d’être prêts pour l’audit.
3. Se reposer avant l’audit de Certification Qualiopi
La journée d’audit nécessite d’être pleinement concentré sur la fourniture à l’auditeur des éléments de preuve de conformité aux différents critères. C’est une journée intense qui mérite de s’aménager un temps de repos en amont pour être serein et zen le jour J. J’ai vécu la journée d’audit de façon très concentrée où la présentation du fonctionnement de notre organisme a été un réel moment d’échange avec l’auditeur. J’ai apprécié les questions pertinentes qui ont été soulevées et qui valident l’organisation de travail ou suggèrent des évolutions.
4. Fêter la réussite
Après avoir décroché le sésame (le Certificat Qualiopi), il est évident que tout le monde doit apprendre cette bonne nouvelle ! Alors il faut mettre à jour son site internet avec ce nouveau logo en respectant bien les différentes chartes graphiques. Partagez auprès de vos clients et partenaires cette bonne nouvelle qui valorise votre organisme et permet de confirmer l’alliance que vous avez avec eux. Pour vos clients, c’est la garantie que leurs actions de formation seront prises en charge par les financements publics. Pour vos partenaires, c’est confirmer la solidité de votre organisme et sa capacité à répondre aux exigences de qualité de la profession. Ils pourront parler de vous autour d’eux avec la certitude que vous êtes un partenaire sérieux !
5. N’attendez-pas le dernier moment
Vous êtes dans cette démarche et vous hésitez à vous lancer ? Ne perdez plus une minute lisez le guide du référentiel qualité et parlez-en autour de vous. Nous recommandons CAP G’SPR et Qualitia Certification à tous ceux qui souhaitent réussir leur projet de Certification Qualiopi.
Si vous êtes convaincus du sérieux de notre organisme, profitez-en pour parcourir les offres de formation et contactez-nous pour échanger sur votre besoin. Enfin, vous avez peut-être envie de vous allier à notre organisme pour un partenariat solide, nous sommes également à l’écoute de vos propositions.