Améliorer ses écrits professionnels : 5 conseils pour une communication impeccable

La communication écrite professionnelle tient une place de plus en plus importante dans le monde du travail. Un mail, un compte-rendu, un post sur les réseaux sociaux ou un contrat véhicule l’image de votre entreprise, de votre savoir-faire et donc de votre crédibilité. Savoir rédiger est une compétence appréciée par les employeurs et les recruteurs. Toutefois, de nombreux salariés éprouvent des difficultés à maîtriser les techniques de rédaction. Écrire sans fautes devient alors un enjeu essentiel pour améliorer ses écrits professionnels. Découvrez dans cet article comment rédiger efficacement vos mails et vos documents de travail avec nos cinq conseils pratiques.

1 – Organiser ses écrits professionnels pour une communication efficace

Durant vos études, vos professeurs exigeaient l’élaboration d’un plan avant la rédaction de vos dissertations. Vous avez peut-être perdu cette habitude. C’est pourtant dommage, car elle présente de nombreux avantages. Passer quelques minutes à concevoir le plan de votre écrit vous fera gagner du temps lors de la phase d’écriture. Un plan est une aide à la rédaction qui vous permettra de :

• lister tous les sujets qui doivent être abordés ;
• identifier les informations manquantes ou incomplètes ;
• organiser et hiérarchiser vos idées.

Avant de rédiger un mail ou un compte-rendu, notez et classez les idées importantes sur lesquelles vous devez communiquer. Vos écrits professionnels seront ainsi plus structurés, plus argumentés et donc plus impactants. Vos lecteurs comprendront mieux les messages que vous souhaitez leur transmettre.

2 – Connaître les règles d’orthographe pour améliorer ses écrits professionnels

Dans le monde du travail, l’orthographe de vos écrits joue un rôle de carte de visite de votre professionnalisme. En effet, un mail ou une note de service avec des fautes d’accord ou de conjugaison dévalorisera vos compétences et vos idées auprès de vos clients ou vos collaborateurs. Une orthographe parfaite permet d’améliorer ses écrits professionnels et de se démarquer.

Malheureusement, certaines personnes rencontrent des difficultés en orthographe et de mauvais souvenirs des dictées et autres devoirs scolaires d’expression écrite. Il se peut même que vos équipes comptent des salariés dyslexiques. Elles développent souvent des stratégies chronophages pour déjouer les pièges de la langue française.

Plusieurs solutions existent pour écrire sans fautes. La plus simple et la plus rapide est le correcteur d’orthographe. Les logiciels détectent les fautes de frappe et de ponctuation, les erreurs d’orthographe lexicale et certaines erreurs de grammaire ou conjugaison. Pourtant, ces outils ne sont pas suffisants, car ils ne sont pas capables d’analyser le contexte de la phrase.

Par exemple, dans la phrase “La cession de recrutement aura lieu prêt de la gare.”, le correcteur orthographique ne décèle pas le mauvais emploi des homophones “cession” (au lieu de “session”) et de “prêt” (au lieu de “près”).

Certains correcteurs proposent parfois plusieurs possibilités orthographiques d’un mot et vous devez sélectionner la bonne orthographe selon le contexte. Cela suppose de connaître les règles d’accord et de grammaire.

Dans la phrase (erronée), “Nos produits sont garantis un an, quelque soit leur marque.”, le correcteur détecte la faute de grammaire, mais vous laisse le choix entre plusieurs possibilités : 

• quel que soit ;
• quelle que soit ;
• quels que soient ;
• quelles que soient.

Connaissez-vous la bonne orthographe ? Avez-vous eu besoin de chercher la règle sur internet ?

Si vous souhaitez ne plus être dépendant d’outils comme le correcteur automatique ou le Bescherelle, vous devez renforcer votre maîtrise de la langue française. Suivre une formation en orthographe est un moyen efficace pour bien écrire au travail. Les formateurs ciblent les besoins des apprenants et organisent une remise à niveau en fonction de leurs lacunes. Ainsi, apprendre à rédiger sans fautes devient un objectif atteignable rapidement.

Les personnes qui ont suivi une formation en orthographe :

• évitent les erreurs de français les plus fréquentes ;
• n’ont plus besoin de vérifier sur internet les conjugaisons des verbes ou les règles d’accords ;
• rédigent efficacement et rapidement des écrits professionnels de qualité.

👉 Vous êtes à la recherche d’un organisme de formation pour améliorer vos écrits professionnels et progresser en orthographe ? Nous vous proposons des formations basées sur le jeu, en présentiel ou en ligne et éligibles au CPF. Contactez-nous pour en savoir plus.

3 – Choisir les bons mots pour valoriser votre expertise professionnelle

Ce qui se conçoit bien, s’énonce clairement (Boileau)

Lorsque vous rédigez, le choix des mots que vous utilisez est primordial. Évitez les répétitions qui rendent pénible la lecture. Soyez vigilants avant d’utiliser des anglicismes qui peuvent être mal perçus.

Faites également attention aux verbes “passe-partout” comme avoir ou faire et préférez-leur des synonymes plus précis. Par exemple, vous pouvez :

• obtenir un résultat, plutôt qu’avoir un résultat ;
• établir une liste, à la place de faire une liste ;
• accorder un délai, au lieu de donner un délai.

Le dictionnaire électronique des synonymes du CRISCO est une aide précieuse pour élargir votre champ lexical.

Si vous travaillez dans un domaine d’activité qui utilise un vocabulaire technique, il est important de vous mettre à la place de vos lecteurs.

Si ce sont des spécialistes de votre branche, employer les termes techniques valorisera votre savoir-faire et vos compétences.

Si vous vous adressez à une personne qui ne connaît pas votre activité, adaptez votre langage et faites preuve de pédagogie pour faire passer votre message. Ceci est particulièrement vrai pour tous les écrits destinés à la communication externe, comme les plaquettes, les flyers ou les contenus digitaux.

4 – Soigner la mise en forme pour plus de visibilité et lisibilité

Un texte rédigé au kilomètre est peu agréable à lire et il est difficile d’y rechercher des informations. Une mise en forme aérée est un moyen simple et efficace pour améliorer ses écrits professionnels. Organisez votre texte en paragraphes en fonction des différentes idées que vous évoquez.

Au cours de l’écriture, évitez les phrases trop longues (plus de 25 mots). Vous n’êtes pas un auteur littéraire, mais un professionnel qui rédige un mail ou un compte-rendu ! Usez et abusez des listes à puces qui aèrent le texte et facilitent sa compréhension.

5 – Relire et faire relire “à distance”

Une fois votre texte rédigé, prenez le temps de le relire. Si cela est assez naturel pour un texte long, ayez également ce réflexe pour les mails. L’envoi précipité de messages est une source trop fréquente de déconvenues !

Pour traquer efficacement les fautes d’orthographe ou les répétitions, vous pouvez :

• laisser du temps entre la rédaction et la relecture ;
• relire à voix haute.

Pensez aussi à vos collègues et sollicitez-les pour relire vos écrits. Un œil extérieur a plus de recul et il est plus facile de déceler les coquilles dans les textes des autres ! N’hésitez pas à relire les écrits de vos collaborateurs, c’est un excellent moyen pour éviter les coquilles !

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La rédaction d’écrits professionnels ne suit pas les mêmes règles que les écrits scolaires que vous rédigiez lors de vos études. La méthode ORTHOgagne a été créée pour répondre aux besoins des adultes dans le cadre professionnel. L’objectif est d’améliorer ses écrits professionnels grâce une remise à niveau en orthographe et l’acquisition de techniques de rédaction. Pour cela, nos formateurs vous feront profiter de nos jeux exclusifs pour comprendre et maîtriser durablement les règles du français. Écrire sans fautes devient possible avec ORTHOgagne. N’attendez plus pour enfin gagner en compétences à l’écrit : contactez-nous sans faute !