Les 3 qualités indispensables des bons écrits professionnels

De nombreux salariés rédigent régulièrement, voire quotidiennement, des écrits professionnels. Du simple mail au contrat de vente, ces contenus écrits ont un objectif commun : une communication efficace. Ils constituent aussi une “carte de visite” des salariés et de l’entreprise qu’ils représentent. De bons écrits professionnels doivent donc posséder des qualités indispensables pour améliorer l’image de l’entreprise. Découvrez quelles sont les qualités indispensables d’un texte ou d’un message écrit dans le cadre professionnel pour valoriser vos compétences.

Les différents types d’écrits professionnels

Les écrits rédigés dans le cadre professionnel sont pléthoriques. Il est possible de les catégoriser selon leur destinataire. En effet, un écrit diffusé uniquement en interne n’aura pas les mêmes enjeux qu’un écrit diffusé à l’extérieur d’une entreprise. 

Les écrits internes à l’entreprise

Les écrits internes à l’entreprise sont des documents tels que : 

• les notes de service ;
• les comptes-rendus de réunion ;
• les rapports d’activité ;
• les documents techniques. 

Ces documents contiennent parfois des informations confidentielles et ne sont pas censés être diffusés en externe. Si la qualité de la rédaction de ces écrits n’est pas optimale, ils peuvent être une source de malentendus ou de mauvaise compréhension. De bons écrits professionnels permettent un meilleur fonctionnement entre les services.

Les écrits destinés à l’extérieur de l’entreprise

Les écrits professionnels qui sont diffusés à l’extérieur d’une entreprise sont :

• des contrats de travail ou d’affaires ;
• des plaquettes commerciales ;
• des documents techniques ou guides d’utilisation ;
• des supports de communication (flyers, brochures, affiches…) ;
• des contenus pour le web et les réseaux sociaux.

Ces contenus écrits sont les ambassadeurs et la vitrine d’une entreprise, de son savoir-faire, de ses produits ou de ses services. Ils sont le reflet de la valeur ajoutée qu’elle apporte à ses clients. La rédaction de ces documents doit donc être irréprochable afin de mettre en avant l’image d’une société.

Le cas particulier des mails professionnels

Les mails (ou courriels) professionnels sont un cas particulier. En effet, ils peuvent être destinés à des partenaires extérieurs à l’entreprise (clients, fournisseurs, administration, etc.) ou à des collaborateurs. Ils jouent un rôle de carte de visite d’un salarié. En effet, un mail bien rédigé illustre le sérieux de son auteur.

 

Les enjeux des mails sont nombreux à tous les niveaux d’une entreprise. Il existe de multiples situations embarrassantes (quoiqu’assez banales) autour de l’envoi de mails professionnels : 

• un salarié qui envoie un message avec des expressions familières à un supérieur hiérarchique ;
• un manager qui écrit un message avec des fautes d’orthographe ou de syntaxe à son équipe ;
• un collaborateur qui rédige un message approximatif et flou (ou au contraire, trop technique) à un client.

Les mails professionnels contiennent souvent des erreurs qui pénalisent leur auteur. Tous les messages doivent être l’objet d’une attention particulière pour ne pas perdre en crédibilité dans le monde du travail. Mais, la multiplication des moyens de communication et l’hyperconnexion complexifient la rédaction et la relecture des messages par mail. Une vigilance accrue est donc capitale.

Les objectifs de la communication écrite professionnelle

 

Les principaux objectifs de la communication en entreprise sont le développement des ventes et le bon fonctionnement des services. Pour cela, un écrit doit répondre à une intention précise.

Partager l’information

La transmission d’informations précises et pertinentes est l’un des objectifs essentiels des documents écrits. La rédaction de contenu doit faciliter cette transmission et donc la communication entre les collaborateurs et les partenaires d’une entreprise. Savoir rédiger est une compétence professionnelle précieuse et très recherchée par les employeurs et les recruteurs.

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Expliquer et convaincre

Les écrits professionnels sont aussi des vecteurs de conversion. En effet, la relation client évolue et se digitalise. La communication par mail, les contenus web sur les sites ou sur les réseaux sociaux servent à expliquer, rassurer et convaincre les prospects ou les clients d’une entreprise. Rédiger des contenus percutants ou impactants demande une véritable expertise. Les rédacteurs web et les copywriters apportent une valeur significative à la création de contenus écrits numériques.

Capitaliser l’information

Les paroles s’envolent, les écrits restent.

Une des fonctions premières de l’écrit est d’accroître et de faire perdurer la mémoire. Les comptes-rendus de réunions, les rapports d’incidents, les notes de service sont une trace de l’activité de l’entreprise et de ses collaborateurs. Écrire permet de conserver la mémoire de l’entreprise malgré les changements d’équipes et de salariés. La rédaction de ces écrits doit être soignée pour que les collaborateurs puissent s’y référer en cas de doute, mais aussi pour résoudre des problèmes et améliorer la qualité des process.

Les trois qualités fondamentales des bons écrits professionnels

Chaque secteur d’activité communique avec des codes qui lui sont propres. Néanmoins, les écrits professionnels ont en commun trois qualités essentielles.

L’orthographe

Une orthographe irréprochable est la première des qualités des bons écrits professionnels. La langue française n’est pas transparente sur le plan de l’écriture. En effet, les règles d’orthographe des mots comportent de nombreuses exceptions. Les règles de grammaire relèvent d’une logique qui est parfois obscure à certaines personnes. Et malheureusement, les correcteurs orthographiques ne décèlent pas toutes les fautes de français. 

Des études récentes révèlent qu’avoir une bonne orthographe n’est pas lié à l’intelligence. Pourtant, les locuteurs français accordent une grande importance à la maîtrise de l’orthographe ; à tel point que des fautes d’orthographe ou de syntaxe peuvent décrédibiliser l’auteur d’un écrit professionnel.

Maitriser l’orthographe est donc une compétence primordiale pour les personnes qui rédigent régulièrement des mails, des comptes-rendus ou des contrats. ORTHOgagne propose des formations et des remises à niveau en orthographe par le jeu. Leur prise en charge par le CPF et les OPCOs est possible. Contactez-nous pour découvrir nos offres.

Le choix du vocabulaire 

Dans la rédaction d’écrits professionnels, s’adresser au lecteur du document est fondamental. S’il s’agit d’une personne qui est également experte du domaine d’activité, le rédacteur devra utiliser un vocabulaire précis et spécialisé, des expressions ou des tournures de phrases adaptées au destinataire. En effet, maîtriser le lexique spécifique à son activité est une preuve de votre expertise sur le sujet traité.
En revanche, si l’écrit professionnel est destiné à une personne qui ne connaît pas le vocabulaire de votre secteur, un texte trop technique nuira à la compréhension du message. De même, l’emploi abusif de sigles, de néologismes ou d’anglicismes est parfois mal compris. Cela peut entraîner des conséquences extrêmement négatives à tous les niveaux de la relation client.

La mise en forme améliore la lisibilité

La mise en forme des écrits destinés à être diffusés en dehors de l’entreprise est souvent confiée à des experts du graphisme et de la communication. Néanmoins, il est important d’accorder du soin à la mise en forme des documents internes et des mails professionnels. L’organisation d’un contenu en paragraphes permet de distinguer les différentes idées d’un compte-rendu de réunion ou d’un mail. La lisibilité d’un texte favorise une meilleure attention au cours de la lecture. Les écrits professionnels ont donc tout à gagner à être rédigés de manière structurée et aérée.

Les bons écrits professionnels jouent un rôle capital dans l’image qu’une entreprise ou qu’un salarié envoie à ses partenaires ou ses clients. Écrire sans fautes est le reflet de votre professionnalisme et de votre souci du détail. Investir dans la formation en orthographe est bénéfique pour améliorer la qualité des contenus écrits et valoriser l’image de votre entreprise. La méthode d’apprentissage par le jeu d’ORTHOgagne vous permet de voir ou revoir les règles essentielles de français, quel que soit votre niveau en orthographe. Nos formateurs sont disponibles dans toute la France pour vous aider à améliorer vos écrits. Contactez-nous et profitez de nos solutions adaptées aux besoins de vos collaborateurs !