L’intelligence artificielle est-elle un outil efficace pour la communication écrite professionnelle ?

L’intelligence artificielle est un outil puissant qui transforme nos habitudes de travail. Dans le cadre professionnel, de nombreuses personnes sont amenées à rédiger régulièrement des mails, des comptes-rendus ou d’autres documents écrits. L’IA et ses applications “grand public” ont révolutionné la manière d’aborder la rédaction. Avec ChatGPT, Bard ou Bing Chat, améliorer ses écrits professionnels avec l’intelligence artificielle est facilement réalisable, mais à certaines conditions… Cet article vous divulguera les possibilités et les limites de l’IA dans votre communication professionnelle écrite.

Qu’est-ce que l’intelligence artificielle ?

L’arrivée de la version gratuite ChatGPT 3.5 en 2022 a donné un coup de projecteur sur l’intelligence artificielle. Les agents conversationnels (ou chatbot) comme ChatGPT, Bard, ou Bing Chat utilisent des techniques de Machine Learning pour apprendre automatiquement et reproduire le fonctionnement d’un cerveau humain.

Il existe des chatbots capables de créer du texte, du code informatique, des images, de la musique, etc. À partir d’une requête (un prompt), les chatbots dialoguent avec les utilisateurs et fournissent des réponses dans un langage très proche de celui d’un humain.

Ces générateurs de texte peuvent être des assistants efficaces pour les salariés qui écrivent régulièrement des comptes-rendus, des mails, etc. Il est ainsi possible de rédiger, mais aussi d’améliorer ses écrits professionnels avec l’intelligence artificielle.

Comment l’IA peut vous aider à rédiger des écrits professionnels ?

Grâce à sa rapidité d’exécution, l’IA est très intéressante pour gagner en productivité sur les tâches redondantes et chronophages. À condition, de soumettre des requêtes précises au chatbot !

L’intelligence artificielle est capable de vous aider à :

• résumer un compte-rendu de réunion ;
• concevoir un plan ;
• synthétiser des informations d’une note de service ;
• générer une présentation PowerPoint à partir d’un rapport ;
• proposer des idées pour un brainstorming ;
• écrire ou répondre à un e-mail.

La qualité des textes rédigés par l’IA dépendra de la précision de vos prompts. Pour cela, vous devez bien détailler le contexte de votre demande et expliciter ce que vous attendez de la part du chatbot.

✍️ Pour une communication efficace en entreprise, lisez notre article sur les trois qualités d’un bon écrit professionnel.

Comment améliorer ses écrits professionnels avec l’intelligence artificielle ?

Les erreurs d’accord ou de conjugaison dans les mails, les publications web ou les comptes-rendus nuisent à l’image d’une entreprise et de ses collaborateurs. L’intelligence artificielle est une aide précieuse pour repérer et corriger les fautes de français.

L’IA fonctionne à partir d’algorithmes, de critères et de règles. Elle est donc capable d’analyser une langue selon des règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe définies en amont.

Les correcteurs d’orthographe “dopés” à l’IA se révèlent particulièrement efficaces pour améliorer votre communication professionnelle écrite. Ils sont à même de détecter :

• les fautes d’orthographe lexicale (les fautes de frappe) et grammaticales (comme certaines fautes d’accord) ;
• les fautes de typographie ;
• les fautes de syntaxe ou de français ;
• les répétitions, les pléonasmes, etc.

Ces correcteurs “intelligents”, comme Merci App par exemple, proposent des corrections en temps réel.

Améliorer ses écrits professionnels avec l’intelligence artificielle est facilement et rapidement réalisable. Néanmoins, comme tout outil, ces correcteurs d’orthographe ont leurs limites. Une relecture “humaine” est indispensable pour analyser le contexte d’une phrase et repérer des contresens ou des pluriels abusifs.

👉 Découvrez nos astuces pour une relecture efficace (et d’autres conseils !) pour améliorer vos écrits professionnels.

Les limites de la rédaction assistée par l’intelligence artificielle

La rédaction assistée par l’IA couvre un champ des possibles considérable, mais elle a aussi ses limites. Une utilisation raisonnée de l’IA est indispensable, en particulier dans le cadre professionnel.

La qualité des écrits professionnels avec l’intelligence artificielle

Les agents conversationnels comme ChatGPT, Bard ou Bing Chat sont des assistants puissants et efficaces pour rédiger des textes. Il est toutefois indispensable de prendre du recul sur les réponses apportées, particulièrement sur des sujets techniques ou spécialisés.

La version gratuite de ChatGPT n’a accès qu’aux informations disponibles sur Internet avant 2021. Il se peut que les informations qu’il vous propose ne soient plus à jour. En outre, il ne cite pas ses sources (contrairement à d’autres chatbots comme Bing Chat). Une grande prudence sur la fiabilité des réponses fournies par l’IA est essentielle pour garantir la crédibilité de vos écrits professionnels.

De plus, pour obtenir des textes pertinents, vous devez être capable de guider le chatbot dans sa rédaction. Avant de rédiger un prompt, il faut avoir une idée claire et définie de vos objectifs et des résultats que vous attendez. Sans quoi, vous n’obtiendrez que des écrits “creux”, basés sur des généralités…

La correction orthographique par l’IA

Lorsque vous utilisez un correcteur d’orthographe qui fonctionne avec l’intelligence artificielle, vous apprécierez rapidement la puissance de cet outil. En effet, il détecte de nombreuses fautes. Mais, il est loin d’être infaillible.

Ces assistants repèrent et corrigent couramment les phrases simples. En revanche, lorsqu’un accord entre le sujet et le verbe ou au sein d’un groupe nominal dépend du contexte, les propositions de correction peuvent être erronées. À ce moment-là, c’est l’humain qui doit reprendre la main sur la machine et avoir “le dernier mot”.

C’est bien l’intelligence humaine qui est capable de :

• analyser le contexte pour choisir un homophone (par exemple, la “session” ou la “cession” de recrutement)  ;
• repérer les incohérences (comme, l’expression erronée qui tend à faire sourire, ou pas (!) “passer du coca light”).

Chez ORTHOgagne, nous pensons que ces solutions basées sur l’intelligence artificielle sont utiles pour améliorer ses écrits professionnels. Mais, il est essentiel d’avoir le recul nécessaire pour évaluer la pertinence des corrections.

Nous proposons des formations pour améliorer votre orthographe, quel que soit votre niveau. Notre objectif est de vous faire comprendre les règles de grammaire et de conjugaison indispensables et d’acquérir des réflexes pour ne plus faire de fautes.

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La sécurité des données et les droits d’auteur des écrits professionnels avec l’intelligence artificielle

Si vous utilisez l’intelligence artificielle dans un cadre professionnel, vous devez être vigilant à l’égard des informations que vous fournissez aux chatbots dans vos prompts. En effet, les fuites de données sensibles vers les IA sont fréquentes. Les conséquences peuvent être dommageables si ces informations sont récupérées par d’autres entités.

Enfin, si vous publiez un texte rédigé intégralement par une IA, la protection de vos contenus au titre des droits d’auteur n’est pas clairement établie. Les conseils d’un avocat spécialisé sont donc indispensables pour prévenir les contentieux.

 

Améliorer ses écrits professionnels avec l’intelligence artificielle est réalisable aisément. Mais, c’est un exercice qui demande une certaine vigilance. À l’écrit, une bonne compréhension des règles de grammaire et de conjugaison vous garantit de détecter et de corriger les méprises de l’IA. Si vous souhaitez valoriser l’image de votre entreprise à travers sa communication écrite, conseillez notre formation en orthographe à vos collaborateurs ! Les formateurs d’ORTHOgagne adapteront les sessions basées sur la pédagogie par le jeu en fonction de vos besoins et de votre niveau de maîtrise de la langue française. Découvrez nos offres, disponibles dans toute la France, pour conjuguer le jeu et l’orthographe !

 

Article écrit par Émilie