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Écrire un mail professionnel : 5 erreurs à éviter

Les raisons pour écrire un mail professionnel sont nombreuses : envoyer une candidature, répondre à un collègue, informer votre supérieur d’une absence, contacter un client… Certains faux pas sont souvent très mal perçus par vos destinataires et risquent même de vous pénaliser. ORTHOgagne a identifié 5 erreurs à éviter dans un mail professionnel.

#1 – Écrire un mail professionnel à la Terre entière

Qui, parmi vous, n’a jamais reçu de courrier électronique où il y avait des dizaines et des dizaines de destinataires ? Quand cela vous est arrivé (car ça arrive souvent !), vous avez certainement eu le sentiment de ne pas être vraiment concerné par le sujet de ce mail. D’ailleurs, c’est l’une des principales erreurs au moment d’écrire un mail professionnel, car c’est la certitude de ne recevoir aucune réponse ! 

Comment bien choisir les destinataires de votre mail professionnel ?

  • si vous attendez 10 réponses, il vaut mieux envoyer 10 mails qu’envoyer un mail à 10 personnes
  • personnalisez l’accroche du message en nommant le destinataire pour éviter de donner l’impression d’avoir fait un “copier-coller”
  • la copie cachée (CCI) est une fausse bonne idée : elle ne convient que pour envoyer un mail à une liste de diffusion et conserver l’anonymat des destinataires

#2 – Oublier de renseigner l’objet du mail

L’objet d’un mail professionnel, c’est ce qui permet à la personne de connaître le sujet abordé dans le message avant de l’ouvrir. L’idée est de teaser votre destinataire pour lui donner envie de vous lire. D’ailleurs, certains services de messagerie, comme Outlook, vous signalent quand l’objet du message est manquant.

ecrire un mail professionnel objet manquant

Une autre erreur dans la rédaction de l’objet d’un mail est d’être trompeur sur le sujet. Votre destinataire risque de perdre confiance en vous, ne plus vouloir lire vos messages à l’avenir, voire être mis dans les indésirables !

Comment bien rédiger l’objet de votre mail professionnel ?

  • indiquer en 5 ou 6 mots précis le contenu de votre message
  • utiliser des phrases nominales (sans verbe conjugué)
  • supprimer les mots inutiles (déterminant, mots de liaison, adverbes…)

Un bon objet d’un mail professionnel est donc soigné, explicite, clair et concis.

#3 – Rédiger un roman

Connaissez-vous la devise de l’équipe de football de Marseille ? Non… C’est “Droit au but” ! Appliquez-la pour écrire un mail professionnel efficace : votre lecteur doit comprendre dès la première phrase le but de votre mail.

Comment bien rédiger le corps d’un mail professionnel ?

  • se présenter, en particulier quand vous écrivez pour la première fois à une personne
  • énoncer clairement le motif du message et le replacer dans son contexte
  • utiliser les listes à puces ou numérotés pour gagner en lisibilité
  • écrire des phrases courtes (entre 10 et 12 mots)
  • aérer votre texte pour rendre votre contenu plus digeste
  • rester 100 % formel

#4 – Sous-estimer l’effet d’une faute d’orthographe

Une seule faute d’orthographe peut ruiner tous vos efforts, car votre interlocuteur professionnel va se faire une idée de vous par rapport à ce qu’il a sous les yeux : votre mail ! Écrire un mail professionnel, c’est donc avant tout écrire sans erreur d’orthographe.

Comment vous relire efficacement ?

Bonus : lors de la relecture, pensez aussi à vérifier la liste des destinataires, l’objet et les pièces jointes.

#5 – Rater votre sortie dans un mail professionnel

Après avoir appliqué tous ces conseils pour écrire un mail professionnel, il serait dommage de vous prendre les pieds dans le tapis au moment de clore votre message. 

Lors d’une conversation téléphonique, vous ne raccrochez pas au nez de votre interlocuteur sans respecter certaines règles de politesse. Il en est de même dans les mails : vous allez rédiger une formule de politesse, plus ou moins formelle, adaptée à la qualité de votre destinataire. D’ailleurs, écrire une “bonne” formule de politesse peut être un vrai casse-tête : il faut trouver le juste équilibre entre une tournure pompeuse et une familiarité excessive. “Bien à vous/toi” fonctionne à tous les coups…

3 étapes pour finir un mail professionnel 

  • inclure un appel à l’action en écrivant précisément ce que vous attendez de votre lecteur
  • utiliser une formule de politesse 
  • insérer une signature comportant vos nom et prénom, votre fonction, votre entreprise et vos coordonnées

Les 3 C d’ORTHOgagne pour écrire un mail professionnel

Depuis 2009, ORTHOgagne propose des formations pour améliorer les écrits professionnels auprès des salariés et des entreprises. Pour rédiger avec efficacité, nous recommandons d’appliquer la règle des 3 C :

  • Concision
  • Clarté
  • Courtoisie

En respectant cette règle, vous allez pouvoir écrire un mail professionnel efficace et, enfin, recevoir des retours de la part de vos destinataires.

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